Fragen & Antworten
Für Eltern zur Betreuungsampel-App
Die Betreuungsampel-App kann das Problem der Personalknappheit in Kitas leider nicht lösen.
Die App ist dafür gemacht, in Situationen von kurzfristigem oder absehbarem Personalmangel und damit verbundener reduzierter Kapazität in Kitas, die vorhandenen Betreuungsplätze fair und transparent aufzuteilen.
Die App ist dafür gemacht, in Situationen von kurzfristigem oder absehbarem Personalmangel und damit verbundener reduzierter Kapazität in Kitas, die vorhandenen Betreuungsplätze fair und transparent aufzuteilen.
Die App ist in erster Linie für Eltern. Mit der App können Eltern der Kita-Leitung ganz einfach Info zu ihrem Betreuungsbedarf geben sowie die Elterngemeinschaft unterstützen, in dem wir unseren Betreuungsplatz an andere abgeben, falls es uns möglich ist.
Die Kita-Leitung profitiert ebenfalls. Durch die einfache und schnelle Abstimmung in den Engpass-Situationen wird weniger Zeit im Büro gebraucht. Somit kann die Kita-Leitung effektiver dort unterstützen, wo es nötig ist: bei den Kindern.
Die Kita-Leitung profitiert ebenfalls. Durch die einfache und schnelle Abstimmung in den Engpass-Situationen wird weniger Zeit im Büro gebraucht. Somit kann die Kita-Leitung effektiver dort unterstützen, wo es nötig ist: bei den Kindern.
Sie benötigen einen Account im Betreuungsampel-System. Den Link zur Registrierung erhalten Sie von der Kita-Leitung.
Bei der Registrierung können Sie auswählen, ob Sie bei Bedarfsabfragen lieber per SMS oder per E-Mail informiert werden möchten. Bei der Wahl der SMS muss die Handynummer mit einem einmaligen Code verfiziert werden.
In Ihrem Profil können Sie eine zweite E-Mail-Adresse oder zweite Handynummer hinterlegen (bspw. von anderem Elternteil).
Bei einer Bedarfsabfrage wird eine SMS an die zweite Handynummer gesendet, falls nach der SMS an die erste Handynummer keine Rückmeldung innerhalb weniger Minuten erfolgt.
Bei der Registrierung können Sie auswählen, ob Sie bei Bedarfsabfragen lieber per SMS oder per E-Mail informiert werden möchten. Bei der Wahl der SMS muss die Handynummer mit einem einmaligen Code verfiziert werden.
In Ihrem Profil können Sie eine zweite E-Mail-Adresse oder zweite Handynummer hinterlegen (bspw. von anderem Elternteil).
Bei einer Bedarfsabfrage wird eine SMS an die zweite Handynummer gesendet, falls nach der SMS an die erste Handynummer keine Rückmeldung innerhalb weniger Minuten erfolgt.
Bei einer Bedarfsabfrage werden eine E-Mail oder SMS (je nach Ihrer Einstellung) an Sie versendet. Falls hinterlegt, wird gleichzeitig auch eine Nachricht an die zweite E-Mail-Adresse bzw. Handynummer gesendet.
In der E-Mail bzw. SMS ist ein Link enthalten. Bei Klick auf diesen Link gelangen Sie zur Ampel, in der Sie Ihre Rückmeldung zur Bedarfsabfrage geben können.
In der E-Mail bzw. SMS ist ein Link enthalten. Bei Klick auf diesen Link gelangen Sie zur Ampel, in der Sie Ihre Rückmeldung zur Bedarfsabfrage geben können.
Die App kommt zum Einsatz, wenn eine Kita aufgrund von Personalengpässen (bspw. Krankheit) nicht die normale Anzahl an Betreuungsplätzen anbieten kann. Da Kitas bestimmte Betreuungsschlüssel einhalten müssen, kann die Limitierung der Betreuungsplätze erforderlich sein.
Die Bedarfsabfrage in der App wird durch die Kita-Leitung ausgelöst. Bei diesem Vorgang gibt die Kita-Leitung an, wieviele Betreuungsplätze zur Verfügung stehen, die den Kindern/Familien zugewiesen werden.
Die Bedarfsabfrage in der App wird durch die Kita-Leitung ausgelöst. Bei diesem Vorgang gibt die Kita-Leitung an, wieviele Betreuungsplätze zur Verfügung stehen, die den Kindern/Familien zugewiesen werden.
Die Kita-Leitung kann zwischen zwei Typen der Bedarfsabfrage wählen: Heute/Sofort und Zukunft.
Bei Abfragen für Heute/Sofort handelt es sich um die Bedarfsabfrage am Morgen. Diese wird verwendet, wenn morgens ungeplanter und unvorhersehbarer Personalausfall auftritt. Sobald die Kita-Leitung dies erfährt (bspw. durch kurzfristige Krankmeldung) und Klarheit über die verfügbaren Betreuungsplätze hat, wird die Bedarfsabfrage ausgelöst. In der Regel erfolgt dies morgens zwischen 07:15 und 07:45 Uhr.
Bei dieser sofortigen Bedarfsabfrage werden die Eltern informiert und haben 15 Minuten Zeit für Ihre Rückmeldung. Es ist im Interesse aller, insbesondere der Eltern, schnellstmöglich Klarheit über die Betreuungssituation an diesem Tag zu bekommen. Daher ist die Zeit für die Rückmeldung auf 15 Minuten angesetzt.
Bei dieser sofortigen Bedarfsabfrage werden die Eltern informiert und haben 15 Minuten Zeit für Ihre Rückmeldung. Es ist im Interesse aller, insbesondere der Eltern, schnellstmöglich Klarheit über die Betreuungssituation an diesem Tag zu bekommen. Daher ist die Zeit für die Rückmeldung auf 15 Minuten angesetzt.
Bei Abfragen für ein zukünftiges Datum handelt es sich um geplanten Personalausfall, der einige Tage vorher absehbar ist. In diesem Fall gibt die Kita-Leitung an, für welches Datum die Abfrage erfolgt und zusätzlich, bis wann die Rückmeldung möglich ist (in der Regel bis ein Tag vorher). Bis zu diesem Zeitpunkt kann in der App die Rückmeldung zur Abfrage über den Link vorgenommen und auch jederzeit noch geändert werden.
Die Rückmeldung erfolgt über den Link, der in der E-Mail bzw. der SMS enthalten ist. Beim Anklicken des Links gelangen Sie im Browser auf eine Seite, auf der Sie die Ampel sehen. Dies ist sowohl am Desktop als auch auf dem Handy möglich.
Die Ampel bietet die folgenden Rückmeldemöglichkeiten:
Bei Sofort-Abfragen (heutiger Tag) steht zusätzlich BLAU (Kind bereits in der Kita oder auf dem Weg dorthin) zur Verfügung. BLAU sollten Sie nur dann wählen, wenn Ihr Kind bereits in der Kita abgegeben ist!
Diese Option deckt den Fall ab, dass Abfragen in manchen Fällen erst spät (07:45 Uhr oder kurz danach) möglich sind. Zu diesem Zeitpunkt sind manche Kinder bereits in der Kita. Hier gilt es zu vermeiden, dass Kinder wieder nach Hause geschickt werden müssen. Außerdem wollen wir sicherstellen, dass Eltern sich auf die Platzvergabe durch die App verlassen können. Dies ist nur möglich, wenn nicht mehr Kinder in der Kita sind als Plätze vergeben werden.
Die Option BLAU birgt ebenso das Risiko für Missbrauch. Die Kita-Leitung hat Einsicht in die angemeldeten Bedarfe bzw. die Ampel-Auswahl der Eltern und wird bei Missbrauch aktiv auf die Eltern zugehen.
Die Ampel bietet die folgenden Rückmeldemöglichkeiten:
- ROT = Ich benötige den Betreuungsplatz
- GELB = Wenn möglich, nehme ich einen Betreuungsplatz in Anspruch
- GRÜN = Eigenbetreuung - Ich betreue mein Kind zu Hause
Bei Sofort-Abfragen (heutiger Tag) steht zusätzlich BLAU (Kind bereits in der Kita oder auf dem Weg dorthin) zur Verfügung. BLAU sollten Sie nur dann wählen, wenn Ihr Kind bereits in der Kita abgegeben ist!
Diese Option deckt den Fall ab, dass Abfragen in manchen Fällen erst spät (07:45 Uhr oder kurz danach) möglich sind. Zu diesem Zeitpunkt sind manche Kinder bereits in der Kita. Hier gilt es zu vermeiden, dass Kinder wieder nach Hause geschickt werden müssen. Außerdem wollen wir sicherstellen, dass Eltern sich auf die Platzvergabe durch die App verlassen können. Dies ist nur möglich, wenn nicht mehr Kinder in der Kita sind als Plätze vergeben werden.
Die Option BLAU birgt ebenso das Risiko für Missbrauch. Die Kita-Leitung hat Einsicht in die angemeldeten Bedarfe bzw. die Ampel-Auswahl der Eltern und wird bei Missbrauch aktiv auf die Eltern zugehen.
Die Platzvergabe funktioniert über einen einfaches Auswahlverfahren, welches im Folgenden beschrieben ist.
Die Rückmeldung BLAU bewirkt, dass in jedem Fall ein Platz zugewiesen wird. Die zu vergebenen Plätze werden entsprechend reduziert.
- Vorhandene Plätze werden zunächst unter den ROT-Rückmeldungen verteilt.
Eltern mit dem meisten Guthaben werden zuerst berücksichtigt (absteigende Reihenfolge) - Verbleibende Plätze werden unter den GELB-Rückmeldungen verteilt.
Reihenfolge nach Guthaben absteigend - Falls Plätze übrig sind, Verteilung unter den GRÜN-Rückmeldungen (inkl. Nicht-Rückmeldungen).
Reihenfolge nach Guthaben absteigend
Die Rückmeldung BLAU bewirkt, dass in jedem Fall ein Platz zugewiesen wird. Die zu vergebenen Plätze werden entsprechend reduziert.
Wenn keine Rückmeldung gegeben wird, nimmt das System nach Ablauf der Rückmeldefrist automatisch GRÜN (Eigenbetreuung) an.
Dieses Vorgehen entspricht dem Vorgehen der Kita-Leitung bei den bisherigen, manuellen Bedarfsabfragen per E-Mail, bei denen Eltern ebenfalls aktiv ihren Bedarf anmelden mussten.
Dieses Vorgehen entspricht dem Vorgehen der Kita-Leitung bei den bisherigen, manuellen Bedarfsabfragen per E-Mail, bei denen Eltern ebenfalls aktiv ihren Bedarf anmelden mussten.
Im Falle der Eigenbetreuung wird ein Guthaben angelegt. Mit diesem Guthaben wird es bei künftigen Bedarfsabfragen wahrscheinlicher, einen Platz zugewiesen zu bekommen. Jedoch stellt das keine Garantie dar und es gibt keine Regel, dass eine bestimmte Anzahl von Eigenbetreuung eine Platzgarantie bedeutet.
Das Guthaben wird wieder verbraucht, wenn bei einer Bedarfsabfrage ein Platz zugewiesen wurde.
Das Guthaben wird wieder verbraucht, wenn bei einer Bedarfsabfrage ein Platz zugewiesen wurde.
Die Betreuungsampel hat zum Ziel, die Platzvergabe gerecht zu verteilen. Sie sammeln automatisch Credits, wenn Sie Ihr Kind zu Hause betreuen, also bei Bedarfsabfragen keinen Platz zugewiesen bekommen. Mit diesem Guthaben werden Sie bei zukünftigen Platzvergaben in der Reihenfolge früher berücksichtigt. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit für Sie, einen Platz zu bekommen.
Folgende Guthabenveränderungen ergeben sich für Sie in den unterschiedlichen Szenarien, abhängig von Ihrer Ampel-Auswahl:
Folgende Guthabenveränderungen ergeben sich für Sie in den unterschiedlichen Szenarien, abhängig von Ihrer Ampel-Auswahl:
- GRÜN: +2 (wenn Sie keinen Platz bekommen)
- GRÜN: +1 (wenn Sie einen Platz bekommen)
- GELB: +1 (wenn Sie keinen Platz bekommen)
- GELB: 0 (wenn Sie einen Platz bekommen)
- ROT: 0 (wenn Sie keinen Platz bekommen)
- ROT: -1 (wenn Sie einen Platz bekommen)
Ja, wenn Sie sich in der App einloggen können Sie in Ihrem Profil sehen, wie viel Guthaben (Credits) Sie aktuell haben.
Bitte beachten Sie, dass die absolute Zahl der Credits nicht aussagekräftig ist. Entscheidend bei der Platzvergabe ist die relative Anzahl der Credits im Vergleich mit anderen Eltern.
Möglicherweise haben Sie eine negative Anzahl an Credits. Dies ist normal.
In einem geplanten Update wird ergänzt, dass Sie die Verteilung der Credits der gesamten Elternschaft sehen können. Dort wird auch angezeigt, wie Ihr Guthaben im Vergleich mit anderen Eltern einzuordnen ist.
Bitte beachten Sie, dass die absolute Zahl der Credits nicht aussagekräftig ist. Entscheidend bei der Platzvergabe ist die relative Anzahl der Credits im Vergleich mit anderen Eltern.
Möglicherweise haben Sie eine negative Anzahl an Credits. Dies ist normal.
In einem geplanten Update wird ergänzt, dass Sie die Verteilung der Credits der gesamten Elternschaft sehen können. Dort wird auch angezeigt, wie Ihr Guthaben im Vergleich mit anderen Eltern einzuordnen ist.
Das Betreuungsampel-System funktioniert am besten, wenn alle Eltern der Kita mitmachen. Nur so kann das System fair für alle funktionieren.
Die Betreuungsampel wird von der Elternschaft zur Selbstorganisation verwendet. Mit der Kita-Leitung besteht die Vereinbarung, dass das System und die zugewiesenen Platzvergaben unterstützt werden.
Die Betreuungsampel wird von der Elternschaft zur Selbstorganisation verwendet. Mit der Kita-Leitung besteht die Vereinbarung, dass das System und die zugewiesenen Platzvergaben unterstützt werden.
Im Sinne der Gemeinschaft bitten wir alle Eltern in der Kita, die Bedarfsabfragen ernst zu nehmen und sich an die Platzvergaben zu halten.
Bei wiederholtem Igonrieren der Platzvergabe oder Missbrauch der Rückmeldeoptionen (insbesondere BLAU), wird die Kita-Leitung mit den betroffenen Eltern das Gespräch suchen.
Bei wiederholtem Igonrieren der Platzvergabe oder Missbrauch der Rückmeldeoptionen (insbesondere BLAU), wird die Kita-Leitung mit den betroffenen Eltern das Gespräch suchen.
Die Platzzusagen der App können als bindend angesehen werden.
Bei einer Bedarfsabfrage kann die Kita-Leitung die Rückmeldungen zu jedem Kind sehen.
Die Kita-Leitung sieht auch, ob Eltern einen Platz angefordert (ROTE Ampel) und dennoch keinen bekommen haben. Diese Fälle gilt es besonders zu beobachten. Hier hat auch die Kita-Leitung ein Interesse daran, dass dies vermieden wird und alle Eltern ihren Betreuungsbedarf gedeckt bekommen.
Die Kita-Leitung sieht auch, ob Eltern einen Platz angefordert (ROTE Ampel) und dennoch keinen bekommen haben. Diese Fälle gilt es besonders zu beobachten. Hier hat auch die Kita-Leitung ein Interesse daran, dass dies vermieden wird und alle Eltern ihren Betreuungsbedarf gedeckt bekommen.
Es wird zwischen zwei Fällen unterschieden:
Sofort-Bedarfsabfrage am Morgen: Bei kurzfristigen Personalausfällen, die erst am Morgen gemeldet werden, erhalten die Eltern über die Betreuungsampel-App eine Rückmeldung ca. zwischen 07:15 und 07:45 Uhr (spätestens bis 08:00 Uhr). Die Nachricht an die Eltern erfolgt sofort, nachdem die Kita-Leitung die Bedarfsabfrage ausgelöst hat.
Eltern haben dann die Möglichkeit, innerhalb von 15 Minuten die Rückmeldung per Ampel zu geben. Nach 15 Minuten erfolgt die Platzvergabe durch das System und anschließende Benachrichtigung der Eltern.
Falls bereits vor Ablauf der 15 Minuten genügend GRÜN-Rückmeldungen (Eigenbetreuung) im System eingegangen sind, erfolgt die Platzvergabe unmittelbar und die Eltern werden sofort über das Ergebnis benachrichtigt.
Nach Ablauf der 15 Minuten wird für alle Eltern, die keine Rückmeldung in der Ampel gegeben haben angenommen, dass die Eigenbetreuung möglich ist (GRÜN).
Bedarfsabfragen für zukünftiges Datum: Bei einer Abfrage für einen Tag in der Zukunft kann die Kita-Leitung angeben, bis wann Rückmeldungen möglich sind (Datum und Uhrzeit). Diese Information ist in der SMS/E-Mail enthalten und wird auch in der Ampel angezeigt.
Sofort-Bedarfsabfrage am Morgen: Bei kurzfristigen Personalausfällen, die erst am Morgen gemeldet werden, erhalten die Eltern über die Betreuungsampel-App eine Rückmeldung ca. zwischen 07:15 und 07:45 Uhr (spätestens bis 08:00 Uhr). Die Nachricht an die Eltern erfolgt sofort, nachdem die Kita-Leitung die Bedarfsabfrage ausgelöst hat.
Eltern haben dann die Möglichkeit, innerhalb von 15 Minuten die Rückmeldung per Ampel zu geben. Nach 15 Minuten erfolgt die Platzvergabe durch das System und anschließende Benachrichtigung der Eltern.
Falls bereits vor Ablauf der 15 Minuten genügend GRÜN-Rückmeldungen (Eigenbetreuung) im System eingegangen sind, erfolgt die Platzvergabe unmittelbar und die Eltern werden sofort über das Ergebnis benachrichtigt.
Nach Ablauf der 15 Minuten wird für alle Eltern, die keine Rückmeldung in der Ampel gegeben haben angenommen, dass die Eigenbetreuung möglich ist (GRÜN).
Bedarfsabfragen für zukünftiges Datum: Bei einer Abfrage für einen Tag in der Zukunft kann die Kita-Leitung angeben, bis wann Rückmeldungen möglich sind (Datum und Uhrzeit). Diese Information ist in der SMS/E-Mail enthalten und wird auch in der Ampel angezeigt.
Wenn Sie eine SMS/E-Mail zu einer Bedarfsabfrage erhalten, während Sie im Urlaub sind (bzw. Ihr Kind sowieso nicht in die Kita geht), müssen Sie nichts machen, also keine Rückmeldung geben. Die Betreuungsampel-App nimmt in diesem Fall automatisch GRÜN (Eigenbetreuung) für Ihr Kind an.
Wenn Ihr Kind krank ist, also sowieso nicht in die Kita geht, müssen Sie nichts machen, also keine Rückmeldung geben. Die Betreuungsampel-App nimmt in diesem Fall automatisch GRÜN (Eigenbetreuung) für Ihr Kind an.
Im System ist hinterlegt, dass Geschwisterkinder zu denselben Eltern gehören. Sie erhalten nur eine SMS/E-Mail.
In der Betreuungsampel können Sie jedoch trotzdem eine individuelle Rückmeldung für jedes Kind angeben. Dies kann insbesondere bei unterschiedlich alten Geschwistern sinnvoll sein.
In der Betreuungsampel können Sie jedoch trotzdem eine individuelle Rückmeldung für jedes Kind angeben. Dies kann insbesondere bei unterschiedlich alten Geschwistern sinnvoll sein.
Bei der Platzvergabe wird derzeit nicht berücksichtigt, ob Kinder als Geschwister zusammengehören.
Es ist möglich, dass Sie für das erste Kind einen Platz bekommen und für das zweite Kind nicht. Möchten Sie den zugewiesenen Platz tauschen bzw. anderen anbieten, wenden Sie sich bitte direkt an die anderen Eltern, bspw. in einer WhatsApp-Gruppe.
Es ist möglich, dass Sie für das erste Kind einen Platz bekommen und für das zweite Kind nicht. Möchten Sie den zugewiesenen Platz tauschen bzw. anderen anbieten, wenden Sie sich bitte direkt an die anderen Eltern, bspw. in einer WhatsApp-Gruppe.
Die App ist von Eltern für Eltern, getragen durch den Elternbeirat. Entwickelt und betrieben wird die App mit freundlicher Unterstützung von der L-One Systems GmbH. Der Kita und Elternschaft entstehen dafür keine Kosten.
Perspektivisch ist vorgesehen, die App dem Förderverein zu übergeben. Für die Kita LuO Campus gibt es jedochnoch keinen Förderverein. Dieser muss erst noch gegründet werden.
Perspektivisch ist vorgesehen, die App dem Förderverein zu übergeben. Für die Kita LuO Campus gibt es jedochnoch keinen Förderverein. Dieser muss erst noch gegründet werden.
Die App speichert nur die mininal erforderlichen Daten von Eltern und Kindern, um zu funktionieren. Es werden keine Daten für Marketingzwecke (bspw. Cookies) oder ähnliches gespeichert.
Für die korrekte Funktionalität der App werden folgende Informationen gespeichert:
Die Daten werden auf Servern von Amazon AWS in Deutschland gespeichert.
Für den SMS-Versand wird der Anbieter Twilio verwendet.
Wenn ein Kind die Kita verlässt, werden alle Daten des Kindes und der Eltern unwiderruflich gelöscht.
Eine gesonderte Datenschutzerklärung der L-One Systems GmbH für die Betreeungsampel-App wird in Kürze hier veröffentlicht.
Für die korrekte Funktionalität der App werden folgende Informationen gespeichert:
- Name der Eltern/Familie (erforderlich für die Zuordnung durch die Kita-Leitung)
- E-Mail-Adresse der Eltern (erforderlich für die Registrierung und Information bei Bedarfsabfragen)
- Optional: Handynummer der Eltern (erforderlich für die Benachrichtigung per SMS statt E-Mail)
- Optional können Eltern eine zweite E-Mail-Adresse oder zweite Telefonnummer hinterlegen (somit können beide Elternteile informiert werden)
- Vorname und Gruppenzugehörigkeit der Kinder (erforderlich für die Zuordnung, insbesondere für die Zuordnung zur Krippen- oder Kindergartenetage)
- Optional: Geburtsdatum der Kinder (kann zur Eindeutigkeit des Kindes optional eingegeben werden, da einzelne Vornamen mehrfach in der Kita vorkommen)
- Ampel-Rückmeldung (erforderlich für Berücksichtigung bei der Platzvergabe)
- Betreuungsguthaben (erforderlich für die Reihenfolge bei der Platzvergabe)
Die Daten werden auf Servern von Amazon AWS in Deutschland gespeichert.
Für den SMS-Versand wird der Anbieter Twilio verwendet.
Wenn ein Kind die Kita verlässt, werden alle Daten des Kindes und der Eltern unwiderruflich gelöscht.
Eine gesonderte Datenschutzerklärung der L-One Systems GmbH für die Betreeungsampel-App wird in Kürze hier veröffentlicht.