Fragen & Antworten

Die Betreuungsampel-App kann das Problem der Personalknappheit in Kitas leider nicht lösen.
Die App ist dafür gemacht, in Situationen von kurzfristigem oder absehbarem Personalmangel und damit verbundener reduzierter Kapazität in Kitas, die vorhandenen Betreuungsplätze fair und transparent aufzuteilen.

Die App ist in erster Linie für Eltern. Mit der App können Eltern der Kita-Leitung ganz einfach Info zu ihrem Betreuungsbedarf geben sowie die Elterngemeinschaft unterstützen, in dem wir unseren Betreuungsplatz an andere abgeben, falls es uns möglich ist.

Die Kita-Leitung profitiert ebenfalls. Durch die einfache und schnelle Abstimmung in den Engpass-Situationen wird weniger Zeit im Büro gebraucht. Somit kann die Kita-Leitung effektiver dort unterstützen, wo es nötig ist: bei den Kindern.

Die App kommt zum Einsatz, wenn eine Kita aufgrund von Personalengpässen (bspw. Krankheit) nicht die normale Anzahl an Betreuungsplätzen anbieten kann. Da Kitas bestimmte Betreuungsschlüssel einhalten müssen, kann die Limitierung der Betreuungsplätze erforderlich sein.

Die Bedarfsabfrage in der App wird durch die Kita-Leitung ausgelöst.

Sie erhalten eine automatische E-Mail mit einem Link zur Registrierung.
Bei der Registrierung können Sie auswählen, ob Sie bei Bedarfsabfragen lieber per SMS oder per E-Mail informiert werden möchten. Bei der Wahl der SMS muss die Handynummer mit einem einmaligen Code verfiziert werden.

In Ihrem Profil können Sie eine zweite Handynummer hinterlegen (bspw. von anderem Elternteil).
Bei einer Bedarfsabfrage wird eine SMS an die zweite Handynummer gesendet, falls nach der SMS an die erste Handynummer keine Rückmeldung innerhalb weniger Minuten erfolgt.

• Bei einer Bedarfsabfrage kommt eine SMS oder E-Mail (je nach eingestellter Präferenz)
• In der SMS/E-Mail ist ein Link, über den man auf dem Handy oder Computer ganz einfach Rückmeldung geben kann
• Rückmeldung erfolgt über eine Ampel
  • Grün = Eigenbetreuung - Ich betreue mein Kind zu Hause
  • Gelb = Falls nötig, kann ich mein Kind zu Hause betreuen
  • Rot = Ich benötige den Betreuungsplatz
• Bei Bedarfsabfrage für den aktuellen Tag (am Morgen), muss die Eingabe innerhalb von 15 Minuten erfolgen
• Wenn innerhalb von 15 Minuten keine Rückmeldung gegeben wurde, dann nimmt das System automatisch GRÜN an (Eigenbetreuung)
• Die App wertet die Rückmeldungen aus und sendet eine SMS/E-Mail mit der Info über die Platzvergabe

Wenn keine Rückmeldung gegeben wird, nimmt das System automatisch GRÜN (Eigenbetreuung) an.

Hiermit wird eine Anreiz gesetzt, dass alle Eltern der Kita-Gemeinschaft an dem System teilnehmen.

Im Falle der Eigenbetreuung wird ein Guthaben angelegt. Mit diesem Guthaben wird es bei künftigen Bedarfsabfragen wahrscheinlicher, einen Platz zugewiesen zu bekommen. Jedoch stellt das keine Garantie dar und es gibt keine Regel, dass eine bestimmte Anzahl von Eigenbetreuung eine Platzgarantie bedeutet.

Das Guthaben wird wieder verbraucht, wenn bei einer Bedarfsabfrage ein Platz zugewiesen wurde.

Das Betreuungsampel-System funktioniert am besten, wenn alle Eltern der Kita mitmachen. Nur so kann das System fair für alle funktionieren.

Die Betreuungsampel wird von der Elternschaft zur Selbstorganisierung verwendet. Mit der Kita-Leitung besteht die Vereinbarung, dass das System und die zugewiesenen Platzvergaben unterstützt werden.

Im Sinne der Gemeinschaft bitten wir alle Eltern in der Kita, sich in dem System zu registrieren und die Bedarfsabfragen mit Rückmeldungen ernst zu nehmen.
Die Betreuungsampel-App kann sich in der Kita als Unterstützung nur bei hoher Akzeptanz etablieren. Wenn zu viele Eltern nicht teilnehmen, wird die Kita-Leitung ein eigenes, manuelles Verfahren für die Platzvergabe bei Personalengpässen anwenden. In der Vergangenheit hat es dabei an Transparenz gefehlt und dieses Vorgehen bindet wertvolle Personalkapazitäten in der Kita.

Sofern sich die Betreuungsampel-App in der Kita etabliert und eine hohe Akzeptanz erfährt, sollten die Zusagen als bindend angenommen werden. Die Abstimmung dazu erfolgt zwischen Kita und Elternbeirat. Die Kita-Leitung wird neue Eltern in der Kita von Beginn an auf die Unterstützung des Systems hinweisen.

Bei einer Bedarfsabfrage kann die Kita-Leitung die Rückmeldungen zu jedem Kind sehen.
Die Kita-Leitung sieht auch, ob Eltern einen Platz angefordert (ROTE Ampel) und dennoch keinen bekommen haben. Diese Fälle gilt es besonders zu beobachten. Hier hat auch die Kita-Leitung ein Interesse daran, dass dies vermieden wird.

Es wird zwischen zwei Fällen unterschieden:
Kurzfristige Bedarfsabfrage am Morgen: Bei kurzfristigen Personalausfällen, die erst am Morgen gemeldet werden, erhalten die Eltern über die Betreuungsampel-App eine Rückmeldung ca. zwischen 07:30 und spätestens 08:00 Uhr. Die Nachricht an die Eltern erfolgt sofort, nachdem die Kita-Leitung die Info im System eingegeben hat.
Eltern haben dann die Möglichkeit, innerhalb von 15 Minuten die Rückmeldung per Ampel zu geben. Nach 15 Minuten erfolgt die Platzvergabe durch das System und anschließende Benachrichtigung der Eltern.
Nach Ablauf der 15 Minuten wird für alle Eltern, die keine Rückmeldung in der Ampel gegeben haben angenommen, dass die Eigenbetreuung möglich ist (GRÜN).

Bedarfsabfrage für Tag in der Zukunft: Bei einer Abfrage für einen Tag in der Zukunft kann die Kita-Leitung angeben, bis wann Rückmeldungen möglich sind (Datum und Uhrzeit). Diese Information wird in der SMS/E-Mail enthalten sein.

Wenn Sie eine SMS/E-Mail zu einer Bedarfsabfrage erhalten, während Sie im Urlaub sind (bzw. Ihr Kind sowieso nicht in die Kita geht), müssen Sie nichts machen, also keine Rückmeldung geben. Die Betreuungsampel-App nimmt in diesem Fall automatisch GRÜN (Eigenbetreuung) für Ihr Kind an.

Wenn Ihr Kind krank ist, also sowieso nicht in die Kita geht, müssen Sie nichts machen, also keine Rückmeldung geben. Die Betreuungsampel-App nimmt in diesem Fall automatisch GRÜN (Eigenbetreuung) für Ihr Kind an.

Im System ist hinterlegt, dass Geschwisterkinder zu denselben Eltern gehören. Sie erhalten nur eine SMS/E-Mail.
In der Betreuungsampel können Sie jedoch trotzdem eine individuelle Präferenz für jedes Kind angeben. Dies kann insbesondere bei unterschiedlich alten Geschwistern sinnvoll sein.

Bei der Platzvergabe wird derzeit nicht berücksichtigt, ob Kinder als Geschwister zusammengehören.
Es ist möglich, dass Sie für das erste Kind einen Platz bekommen und für das zweite Kind nicht. Möchten Sie den zugewiesenen Platz tauschen bzw. anderen anbieten, wenden Sie sich bitte direkt an die anderen Eltern, bspw. in einer WhatsApp-Gruppe.

Die App ist von Eltern für Eltern, getragen durch den Elternbeirat. Entwickelt und betrieben wird die App mit freundlicher Unterstützung von der L-One Systems GmbH. Der Kita und Elternschaft entstehen dafür keine Kosten.

Perspektivisch ist vorgesehen, die App dem Förderverein zu übergeben. Dieser muss für die Kita LuO Campus jedoch erst noch gegründet werden.

Die App speichert folgende Informationen:

• Name, E-Mail, Handynummer, ggf. zweite Handynummer der Eltern
• Vorname und Gruppenzugehörigkeit der Kinder
• Ampel-Rückmeldung
• Betreuungsguthaben

Die Daten werden auf Servern von Amazon AWS in Deutschland gespeichert.

Wenn ein Kind die Kita verlässt, werden alle Daten des Kindes und der Eltern unwiderruflich gelöscht.